blog

Az Internet a szenvedélyünk!

Online megoldásokat szolgáltatunk ügyfeleink sikeréhez...

Rendezvények, konferenciák e-mail marketingje

Rendezvénymarketing


Az e-mail már régóta a modern vállalkozások kommunikációs és marketing formája, és ez a belátható jövőben is így lesz. Egy 2018. évi eseménymarketing-iparági jelentés szerint a legtöbb marketingszakember úgy gondolja, hogy az e-mail a leghatékonyabb csatorna a rendezvények népszerűsítésére.

Ez egy rövid összefoglaló a hatékony e-mail alapú kommunikációs és marketing stratégia alapjairól. A témakörök az e-mail kampányok optimalizálása, szegmentálása és az eredményesség mérésének módjai, melyek maximalizálni hivatottak a kampány teljesítményét.


TARTALOMOPTIMALIZÁLÁS

Egy rendezvénymarketingesnek azt kell elérnie, hogy az e-mail címzettek kapcsolatba lépjenek az általa közvetített üzenettel. Tekintettel a közönség sokféleségére, akikkel kapcsolatban kell maradnia, minőségi tartalommal kell megragadnia a célközönség figyelmét.


Rövid és hatásos tárgysorok

A tárgysor az első, amit a címzett lát, így annak optimalizálása nagy szerepet játszik a magas megnyitási arányú eredményben. A rövid tárgysor alkalmazása általában nagyobb átkattintási arányt is eredményez. Egy tanulmány szerint a 10 karakternél rövidebb e-mailek megnyitási aránya megközelítette a 50% -ot.

A sikeres marketing egyik fontos alkotóeleme, hogy a dolgokat egyszerűen, de mégis emlékezetesen közvetítse a megszólítottak számára, tehát ezt az elvet az e-mail tárgysorokra alkalmazni kell.

Figyelmet megragadó lehet egy-egy hangulatjel beillesztése a tárgysorba. Így levele így biztosan kiemelkedik majd a többi közül, tehát esetenként érdemes kísérletezni vele.


Az üzenet megszemélyesítése

A tömeges e-mailek korában elvesznek a személyes kapcsolatok. Az általános üzenetek küldése, melyek nem a címzetthez szólnak, nem váltanak ki érdeklődést az olvasóból. Ennek elkerülése érdekében ki kell használni azokat a testreszabási lehetőségeket, amelyeket a legtöbb e-mail automatizálási platform kínál.

A címzett nevének a tárgysorba vagy az e-mailbe történő felvétele mindig felkelti a figyelmet. A címzett cégnevének beillesztése az e-mailek törzsébe is egy másik jó módszer az elkötelezettség növelésére. A megnyitási arányon túl az átkattintási arány és a konverzió is értékelhetően magasabb ezeknél az e-maileknél.


Az attraktív e-mail megjelenés

A személyre szabás mellett az esztétikailag gondosan megtervezett e-mail is felkelti az olvasók figyelmét. Az e-mailek arculati kialakítása legalább annyira fontos, mint maga az üzenet. Amennyiben aktivitásra szeretnénk rábírni az olvasót, ahhoz 1-2 bekezdés szöveg és egy cselekvésre ösztönző gomb nem biztos, hogy elegendő lesz.

A marketing e-mailek emiatt is eltérnek a hagyományos e-mailektől. A marketing e-maileknek szépen megtervezett tartalmi elemekkel kell rendelkezniük, amelyek felkeltik a figyelmet, tájékoztatják és ösztönzik a címzetteket, hogy látogassák meg a rendezvény webhelyét és minél többen regisztráljanak a rendezvényre. Sajnos a szervezők sok esetben kihagyják a magas szintű elköteleződés lehetőségét a rosszul megtervezett e-mailek miatt.

Az esztétikus e-mail tervezés érdekében érdemes lehet grafikust alkalmazni. Saját tervezés esetén az attraktív megjelenéshez szépen megtervezett fejlécet érdemes használni, hangsúlyos színeket, következetességet a tervezési téma megtartásában. Az egyszerű, de elegáns e-mail esztétika meghozza a maga eredményét…

A könnyebb rendezvény marketing kivitelezés érdekében érdemes lehet e-mail marketing platformot vagy olyan rendezvénykezelő szoftvert használni, amely jól megtervezett e-mail sablonokat biztosít. A sablonok használata sok időt takarít meg, és a következetességet megtartja a kampány során. A legjobb párosítás a rendezvénykezelő szoftver integrálva egy e-mail marketing platformmal, amely így igen magas szintű online marketing megoldást tud nyújtani. A ConfWare online Premium II rendszerben, melyet idén (2020) nyár folyamán kívánunk megjelentetni, ezt a szintet céloztuk meg és fogjuk ügyfeleinknek biztosítani.


Videó beillesztése

Az üzenet nem csupán szavakkal továbbítható. Az e-mail röviden tartása és a központi vizuális elem bevonása nagyban hozzájárulhat az olvasói élmény növeléséhez.

A videó nagyszerű módja az olvasók elkötelezettségének, mihelyt megnyitják az e-mailt. Egy tanulmány szerint az e-mail tárgysorában a „videó” szó 65% -kal növelte az átkattintási arányt. Ha az e-mail felhívja őket a rendezvényre történő regisztrációra, olyan videót érdemes mellékelni, amely bemutatja az előző rendezvény legfontosabb eseményeit, meghívott előadóit, társasági programjai hangulatát. A fő üzenet átadásához a videó használata az e-mailt személyesebbé és vonzóbbá teszi.

Ugyanakkor a legtöbb e-mail szolgáltató nem engedélyezi a videók beágyazását az e-mailbe. Ezért annak érdekében, hogy a címzettek az e-mailben jelzett videót megtekinthessék, egy képnek célszerű hivatkoznia egy másik oldalra, ahol a videó tárolva van, azaz az olvasókat a képre kattintás után az adott linkre irányítják a videó megtekintéséhez.

A kis többletmunka ellenére a videó továbbra is nagyszerű forrás az eseménytervezők számára. Az emberek újra és újra bebizonyították, hogy sokkal inkább hajlandóak egy olyan e-maillel kapcsolatba lépni, amelyben van egy videó, mint amelyben nincs.


Az e-mail aláírásának előnyei

Az e-mail minden része lehetőséget kínál az olvasói elköteleződés növelésére, a címzett bevonására. Az alapüzenet továbbítása után használja az e-mail aláírásának lehetőségét, hogy ezzel további linket kínáljon az olvasónak. Ez az esemény webhelyéhez, közösségi média csatornákhoz vagy egy szponzorációs jelentkezési oldalhoz vezethet. Az e-mail ezen részének kihasználása is lehetőség arra, hogy valami pluszt lehessen kínálni az olvasónak.


A KÖZÖNSÉG SZEGMENTÁLÁSA

A sokféle olvasó miatt, akikkel kommunikálni kell, minél tudatosabb a kampány szegmentációja, annál nagyobb elkötelezettséget lehet elérni a célközönségnél. Az e-mail szegmentálás, vagyis a címzettek adatbázisának megfelelő részekre bontása kulcsfontosságú a sikeres kampányeredmény szempontjából.

A teljes célba vett közönség a sokféleségük okán különböző csoportokra bontható, eltérő kulcstulajdonságaik miatt. Vajon kellően hatékony lenne ugyanazt az e-mailt kiküldeni ezekre a más és más csoportokra? A válasz egyértelműen NEM.

Még a kampány létrehozása előtt meg kell határozni az egyes célcsoportoknak továbbítandó üzeneteket, és meg kell határozni ennek legjobb módjait.


Mi történik, ha az e-mailek szegmentáltak?

A szakmai adatok egyértelműen azt mutatják, hogy a szegmentált kampányok sokkal jobb teljesítményt nyújtanak, mint a nem szegmentált kampányok. A MailChimp, a vezető e-mail marketing platform nemrégiben végzett tanulmánya azt találta, hogy a szegmentált e-maileket 14% -kal gyakrabban nyitják meg, és ha már megnyitották, az emberek több mint 100% -kal gyakrabban kattintottak az e-mailben található linkekre.

Ki ne akarná megkétszerezni az átkattintási arányt? Látszólag 10-20 plusz kattintás jelentéktelennek tűnhet, de a szervezők számára még egy kattintás, amely aztán regisztrációhoz vezethet, több tízezer forint plusz bevételt jelent. Az e-mailek szegmentálása tehát nagy hatással van az esemény ROI-jára (a befektetés megtérülési mutatója).


Szegmentálási lehetőségek

A rendezvények szervezői számos e-mail szegmentálási lehetőséggel rendelkeznek. Az alábbiakban felsorolt összes opció kombinálható egymással a még pontosabb szegmentáláshoz.

Regisztrációs díj típusa. Érdemes lehet különféle információkat továbbítani a különböző díj típusokban érdekelt jelentkezőknek. A szempont alapján szétválogatott csoportok így csak a számukra releváns információt kapják meg és ez növeli az elkötelezettségüket.

Helyszín. Érdemes a helyszínhez közeli és távoli szétválogatást is figyelembe venni. A hely szerint szegmentált e-mailek elősegíthetik például a logisztika egyszerűsítését a regisztráció napján.

Iparági, illetve tudományterületi szűkítés. Könnyen lehet, hogy egyes résztvevő kiállítók konkrét vertikumokat akarnak megszólítani. A kiállítók akkor lehetnek a leghatékonyabbak, ha e-maileket küldhetnek az iparág/tudományterület szerint szegmentált kapcsolatokra.

Munkafunkció. A rendezvény bizonyos ülései iránti érdeklődés felkeltésében lehet komoly szerepe ennek a szűkítésnek.

Kapcsolati szerepkör. Egy-egy személyhez egy olyan „szerepkör” is rendelhető, melyet a jelentkező választ ki magának a regisztráció során. Ilyenekről lehet szó, mint „résztvevő”, „előadó”, „szponzor” és így tovább. Ez logikusabbá teheti az eseményfrissítéseket a megfelelő csoporttal, és a tartalom relevánsabb a kívánt címzett számára.

Életkor. A különféle demográfiai adatú kapcsolatokkal különféle módon lehet (és kell is) kommunikálni. Az e-mailek életkor szerinti szegmentálása segíthet abban, hogy a különböző csoportokkal a kívánt stílusban kommunikáljon.

Regisztrációs státusz. Azok számára, akik erre alkalmas rendezvény-regisztrációs szoftvert használnak, beazonosíthatók azok a jelentkezők, akik megkezdték a regisztrációt, de nem vitték végig, elhagyták azt. Amennyiben azonosítani lehet ezeket a kapcsolatokat, egy emlékeztető e-mail küldése számukra – miszerint is a regisztrációt nem fejezték be - nagyszerű módja annak, hogy növeljék a regisztrációs arányt és az egyébként elveszített bevételek egy részét visszaszerezzék. Ez a lehetőség olyan rendezvénykezelő szoftver esetében, mint ConfWare online, rendelkezésre áll, hiszen ott a személyes adatok megadása és elküldése után már a rendszerbe kerülnek a jelentkezők, így ha nem folytatják tovább a regisztrációjukat, akkor is egy jól szegmentálható csoportként könnyű őket megszólítani és aktivitásra kérni.


Pontos adatok használata a szegmentáció optimalizálása érdekében

Mindez azt jelenti, hogy a hatékony szegmentálás a megfelelő adatok nélkül nem lehetséges. Csak a tiszta, részletezett adatokkal szegmentált e-mailek eredményezhetnek sikeres kampányokat. Az ilyen típusú információk összegyűjtésének kulcsa egy nagy teljesítményű eseménykezelő platform, amely biztosítja a megfelelő funkcionalitást. Ezt az utat céloztuk meg a ConfWare online esetében is és a nyáron esedékes új verzió még jobban ennek figyelembevételével készül.

Az ilyen képességek sokkal simább és logikusabb e-mail marketing folyamatot tesznek lehetővé. A megfelelő eseménykezelő platformon a szegmentált kampányok megfelelően megtervezhetők és sikeresen végrehajthatók.

 

AZ EREDMÉNYEK MÉRÉSE

Mit nevezünk sikeres kampánynak? Melyek a fő teljesítménymutatók és a siker mutatói? A megnyitási arányokon legyen a hangsúly? Vagy az átkattintási arányokon? Esetleg a regisztrációkon? Sokféle statisztika létezik az e-mail kampány teljesítményének mérésére.


Az e-mail marketing KPI-k

KPI = Key Performance Indicator (fő teljesítménymutató)

Egy kampány sikerének mérhetőségéhez a kampány indítása előtt pontosan meg kell határozni a siker mutatóit. Biztosítani kell a teljesítmény folyamatos mérhetőségét is. Minél világosabbak az indulás előtt az elérendő sikermutatók, annál könnyebb lesz meghatározni menet közben a kampány(ok) sikerességét. A rendezvény végén a mérhető eredmények birtoklása a legfontosabb tényező a jövőbeli kampányok sikerének biztosításában.

Megnyitási arány. A MailChimp által készített tanulmány szerint az e-mailek átlagos megnyitási aránya a rendezvényiparban 21,21% .9 Ez egy hasznos referenciaérték, amelyet szem előtt kell tartani a kampányok teljesítményének nyomon követésekor. Amikor az emberek e-mailt kapnak, az első lehetőség az, hogy megnyitja vagy nem. Így a megnyitási arány az érdeklődés egyik legfőbb mutatója egy rendezvénymarketinges számára.

A tárgysorok adják meg az első benyomást, amely az olvasót még az e-mail megnyitása előtt éri. Az alacsony megnyitású arányú e-mailek azt jelezhetik, hogy az e-mail tárgya egyszerűen nem volt kényszerítő erejű. Ennél az értéknél még szóba jöhet az is, hogy az elküldött e-mail nem érte el a címzetteket, mert spam mappába került, illetve esetleg sok e-mail cím helytelen lehetett. A pontos megnyitási statisztika érdekében ellenőrizni kell, hogy minden kampányt a megfelelő célközönség fogadott-e és nyitott-e meg.

Átkattintási arány. Az e-mail megnyitása után a második elvárt cél az, hogy a címzett átkattintson egy másik tartalomoldalra az e-mailen kívül. Legyen szó rendezvényről szóló weboldalról, szponzorációs csomagról vagy előadói jelentkezési űrlapról, az e-maileknek, mint rendezvénymarketing eszköznek az a céljuk, hogy az olvasót további tartalomhoz vezessék. Így az átkattintási arány kulcsfontosságú annak méréséhez, hogy a címzett hajlandó-e tovább foglalkozni a tartalommal. Ez az arány azt méri, hogy az olvasók hányszor kattintanak a CTA gombra az e-mailben vagy bármely más linkre, amelyet beillesztettek az e-mail-be. A CTA-k linkjeinek követése elengedhetetlen azok teljesítményének méréséhez.

A fent említett MailChimp tanulmány szerint az iparági e-mailek átlagos átkattintási aránya 2,33%. Ha a címzettek 2%-nál alacsonyabb arányban kattintanak a CTA gombokra, akkor minden bizonnyal szükséges javítani az e-mail tartalmán. Lehet, hogy a gomb nem látható megfelelően, vagy az ajánlat nincs egyértelműen megfogalmazva az e-mailben. Próbálgassa a lehetőségeket (A/B tesztelés révén), hogy az átkattintási arányt 2% -ra vagy nagyobbra javítsa.

Válaszadási arány. A rendezvénymarketinges néha többet vár el, mint egy kattintást. Egyes kampányokhoz tényleges írásbeli választ kell igényelni az olvasóktól, például olyan kampányoknál, melyeknek szponzorok jelentkezése vagy előadók meghívása a célja. Az ilyen pontosan célzott és személyre szabott e-mailek esetén a siker mértékének a teljes írásbeli válasznak kell lennie. Ezeket a válaszokat nem könnyű megszerezni, ezért fontos meggyőződni arról, hogy e-mail tartalma minden szempontból a lehető legszemélyesebb és optimalizáltabb.

Leiratkozási arány. Az e-mail kampányokban gyakran figyelmen kívül hagyott mutató a leiratkozási arány. Holott erre figyelni kell, ez ugyanis azt jelzi, hogy vajon a megfelelő célközönség lett-e kiválasztva az adott célhoz. Ha azt látja, hogy az iparági átlagnál magasabb leiratkozást mutat egy kampány, amelyet a MailChimp 0,28%-ra tesz, akkor a stratégiát felül kell vizsgálni.

A/B tesztelés. Bár ez nem egy olyan specifikus tényező, mint az előbbi mutatók, ennek ellenére elengedhetetlen az e-mail kampányok sikerességének méréséhez és elemzéséhez. Az összes specifikus mutató javításához szükséges, hogy látni lehessen, mely stratégiák teljesítenek kiválóan, és melyek nem. Ez az A/B tesztek elvégzését jelenti minden típusú változóra.

A tárgysor szükséges hosszának megállapításához egy olyan kampányt kell indítani, amelyben a tárgysor hossza 10 karakter vagy kevesebb, és egy másikat, amelyben több, mint 10 karakter. Egy másik esetben, ha a cél az CTA gomb optimalizálása, két olyan külön kampány kell, amelyekben a gombok teljesen különböznek egymástól.

A legfontosabb dolog az A/B tesztelés során, hogy egyszerre csak 1 változót változtasson. Ellenőrizze, hogy minden más rész pontosan megegyezik-e mindkét e-mailben. Ez biztosítja, hogy tiszta adatokat kapjon a kísérletből, amely végül meghatározza, melyik opció hozza jobb kampányteljesítményt.


Rendezvénykezelő szoftverbe integrálás

Az e-mail kampányok hatásának mérésekor a legfontosabb annak biztosítása, hogy az összes szükséges adat könnyen elérhető legyen a platformok között. Ennek első lépése az e-mail marketing platformba történő beruházás, amely segít megmérni és nyomon követni az összes kampányt.

Amennyiben pedig az e-mail marketing platform integrálva van a rendezvénykezelő szoftverrel, akkor a legjobb eredmény kapható a tiszta adatok és az áttekinthető elemzés terén. Ilyen integráció nélkül manuálisan kellene adatokat exportálni táblázatokba, átszervezni és importálni azokat az eseménykezelő platformra. Az ilyen unalmas feladatok elkerülése érdekében az ideális megoldás az e-mail marketing platform és a rendezvénykezelő szoftver integrációja. Erre készülünk mi is a ConfWare online Premium II-nél.

A integráció hatásossága ellenére szerencsés, a rendezvénykezelő szoftver maga is tartalmaz egy natív e-mail marketing funkciót. Így önmagában is képes ütemezett és szegmentált kampányok futtatására. A ConfWare online Premium II esetében erre is figyelünk és így alakítjuk ki a marketing funkciókat.


KONKLÚZIÓK

Az e-mail marketing kulcsfontosságú eszköz minden rendezvény promóciójában. A jól végrehajtott e-mail kampány legfontosabb három alkotóeleme az optimalizálás, szegmentálás és mérés.

Bár egy rendezvényszervező különféle típusú e-mail stratégiák között válogathat, eszközeinek, igényeinek és az adott célnak megfelelően, a kívánt eredmény megfelelő rendezvénykezelő szoftver nélkül nagyon nehezen biztosítható. Tehát válasszon rendezvényei marketingjéhez rendezvénykezelő rendszert és győződjön meg arról, hogy a szoftver tartalmazza azokat az erőteljes e-mail marketing funkciókat és integrációkat, amelyek folyamatosan biztosíthatják a sikeres kampányokat.

Amennyiben sikerült felkeltenem érdeklődését az e-mail marketing fontossága iránt a rendezvény promóciójában és további információt szeretne, illetve szeretne többet tudni saját fejlesztésű és üzemeltetésű online konferencia menedzsment megoldásunkról, a ConfWare online-ról, kérjük jelezze érdeklődését a Kapcsolat menüpontban megadott elérhetőségeinken.

e-Donation online adomány fizetési rendszer, mint ...
 

Hozzászólások

Még nincs ilyen. Legyél te az első hozzászóló.
Már regisztrált? Itt lépjen be
Vendég
2020. október 29. (csütörtök)
Go to top