Miért érdemes rendezvénykezelő szoftvert használni?

Egy (online) rendezvénykezelő (rendezvény menedzsment, konferencia menedzsment) szoftver olyan üzleti megoldásokat tartalmaz, amelyek a rendezvényszervezés sok szempontjára kiterjednek, a tervezési szakasztól a rendezvény utáni szakaszig. Vannak olyan rendszerek, amelyek eszközöket tartalmaznak az esemény teljes életciklusához. Más alkalmazások a rendezvény szervezésével kapcsolatos speciális folyamatokra összpontosítanak, ideértve a felméréseket és az elemzéseket, az ütemezéseket, az alaptervezést, a jegyvásárlást és a regisztrációt.

Az ilyen alkalmazás használatának számos előnye van. Ez a fajta szoftver képes rendszerezni és egyszerűsíteni a háttér-folyamatokat egy adott rendezvényen történő használatkor. Ezek a megoldások költségmegtakarítást, pontosságot és hatékonyságot biztosítanak a rendezvény előtti, a rendezvény alatti és a rendezvény utáni teendők menedzselésében.

Koordinálja a szervezésben érdekelt csoportok működését

Az rendezvénykezelő szoftver egy olyan platform, amely szinte az összes szervezési tevékenységet és feladatot koordinálja nem csak a szervezői csapat számára, hanem más érdekelt csoport számára is, ideértve az utaztatást, a könyvelést, a logisztikát, értékesítést és a marketinget. Könnyen megvalósítható az összes kapcsolódó szervezési feladat összekapcsolása és összehangolása a rendszeren keresztül. Például az egyik elemnél történt változások aktiválhatják a kapcsolódó elemek figyelmeztetéseit, garantálva, hogy mindenki a legfrissebb információkkal rendelkezzen. A csoportok közötti gyors koordinációt igénylő helyzetek között szerepelhet például a menü megváltoztatása, a résztvevőszám növelése vagy bizonyos helyszínek megváltoztatása.

A szoftver egyértelművé és nyitottá teszi a vertikális kommunikációt is. A rendszerben a vezetők látják a műveletek összes aspektusát, miközben a különböző feladatcsoportok hatékonyan tudnak működni szinkronban egymással, kikerülve az inkonzisztens vagy ellentmondó intézkedéseket.

Alacsonyabb költségszintet és több megtakarítást eredményez

A szervezéshez tartozó műveletek minden szinten átláthatóak, megkönnyítve a költségvetési plafon betartását, ami magasabb megtérüléshez és több megtakarításhoz vezethet. A rendezvény menedzsment szoftver abban is nagyon hasznos, hogy automatizál egyes folyamatokat, ami által a feladat időigénye és a szervezői stáb ezzel kapcsolatos munkája jelentősen csökken.

Ezen túlmenően komoly előnye egy hatékony rendezvénykezelő szoftvernek, hogy egy kis létszámú csapat is nagyszámú feladatot képes elvégezni a rendszer segítségével. Az olyan eszközök, mint az automatikus visszaigazolások, figyelemfelhívó- és válaszlevelek, a szoftveres adatkezelés, az önkiszolgáló online regisztráció és előadás bejelentés sok időigényes háttérműveleti eljárást váltanak ki a rendezvény szervezése alatt. A rendezvényszervező ezáltal nem csak időt, de pénzt is megtakarít, mivel nem kell további vállalkozókat/dolgozókat alkalmaznia.

Egyszerűbb munkafolyamatok a rendezvény teljes életciklusában

Néhány szoftvermegoldás segít már a tervezésben és a promócióban is, valamint eszközöket ad a helyszíni műveletekhez és az esemény utáni értékelésekhez is. Ezek az eszközök az elemzési adatok és a kérdőíves felmérés utáni jelentések elkészítéséhez, a rendezvénymarketinghez és magához az rendezvénykezeléshez adnak komoly segítséget.

Ezek az eszközök leveszik a szervezők válláról a saját, manuális adatbázis felépítésének terheit. Erre a legjobb példa az online regisztráció, amely lehetővé teszi a résztvevőknek, hogy minden adatot és információt felvigyenek a rendszerbe a szervezők helyett. A szoftver adatbázisa kiválóan szegmentálható a célzott e-mail marketing céljaira. Felméréseket végezhet az adatbázisában a szervezés alatt és a rendezvény után is, amely elemzések nagymértékben segítik szervezőket további rendezvényeik fejlesztésében.

A helyszíni eszközök lehetővé tehetik a résztvevők ki- és bejárásának nyomon követését. Az online regisztrációs adatbázisok jelzik a nem fizetett és fizetett státuszú résztvevőket, lehetőséget biztosíthatnak a névkitűzők helyi nyomtatására. Az internethez csatlakoztatott laptopok és/vagy a mobil fizetések pedig megkönnyítik a helyszíni fizetések feldolgozását.

Központosított és erőteljes rendezvénymarketinget biztosít

A hosszú távú promóció kulcsfontosságú a rendezvény sikere szempontjából, mely rendezvénykezelő szoftverrel sokkal hatékonyabb lehet. Vannak olyan megoldások, amelyekben kommunikációs csatornákat használnak kérdésekre vagy visszajelzések megszerzésére a potenciális résztvevőktől, vagy létrehozhatnak levelezési listákat a célzott és szakaszos e-mail marketing fázisokhoz, ahogy a rendezvény dátuma közeledik.

Egy jól felépített rendszerben a különböző marketingfunkciók statisztikái alapján elég jól lehet következtetni a megcélzott eredmény közelségére, illetve távolságára, így időben lehet módosítani a marketingterven, amennyiben az szükséges.

Hatékony adatkezelési megoldást nyújt

A rendezvénykezelő szoftver adatbázisából különböző (valós idejű és a rendezvény utáni) lekérdezések, statisztikák, analitikák futtathatók le, például a regisztrációs adatok különböző szempontok szerinti szűrése különböző e-mail marketing kampányok szegmentált listáit adhatja eredményül a lehető leghatékonyabb promócióhoz.

A központosított adatbázisok minden hozzáférő számára lehetővé teszik ugyanazon adatok elérését és ez kiküszöböli a téves információkat. A különböző feladatok felelősei gyorsan értesülnek az adatbázis bármilyen változásáról, például a programról, a helyszínről vagy a résztvevők számáról. A szervezésben érdekelt különböző csoportok dokumentumokhoz való hozzáférése vagy listák lehívása jelentések elkészítéséhez is gyorsabbá és egyszerűbbé válik, mivel minden csapatrész ugyanabból a központi adatbázisból dolgozik.

Amennyiben felkeltettem az érdeklődését a rendezvény/konferencia menedzsment szoftverek iránt,
további információkért és az általunk fejlesztett és üzemeltetett ConfWare online és AbstractWare online konferencia regisztrációs és menedzsment, valamint előadás kezelő rendszerek használatával és igénybevételével kapcsolatban keressen minket elérhetőségeinken.