ConfWare virtuális rendezvénymegoldás a rendezvényszervezők részére

A 2020-as év a rendezvényipar számára ígéretes évből az egyik legsérülékenyebbé változott, és a várt fellendülés azóta is már többször újra visszaesett. A rendezvényszervező szakemberek a világ többi részével együtt igyekeznek a lehető legjobbat kihozni a jelenlegi korlátozások okozta állapotból, miközben nagyon várják normál szervező tevékenységeik mielőbbi folytatását.

A legnagyobb kihívást az jelenti, hogy senki sem tudja igazán, visszatérhetnek-e egyáltalán a megszokott élő rendezvények.

Az időben minden bizonnyal elhúzódó nehéz helyzetre való tekintettel a ConfWare Online rendezvénykezelő szoftverünkkel továbbra is támogatni szeretnénk rendezvényszervező partnereinket. Ezért továbbfejlesztettük szoftverünket egy, a rendszerben választható új megoldás biztosításával, amely lehetővé teszi a szervezők számára, hogy egy virtuális eseménykezelő eszközt integráljanak a ConfWare-be, ezáltal virtuális eseményeket is könnyedén megszervezhessenek a koronavírus-járvány idején vagy bármikor, amikor szükségük lehet rá.

Ezért indítottunk el egy virtuális rendezvényfelületet a ConfWare-ben.

Egy (online) rendezvénykezelő (rendezvény menedzsment, konferencia menedzsment) szoftver olyan üzleti megoldásokat tartalmaz, amelyek a rendezvényszervezés sok szempontjára kiterjednek, a tervezési szakasztól a rendezvény utáni szakaszig. Vannak olyan rendszerek, amelyek eszközöket tartalmaznak az esemény teljes életciklusához. Más alkalmazások a rendezvény szervezésével kapcsolatos speciális folyamatokra összpontosítanak, ideértve a felméréseket és az elemzéseket, az ütemezéseket, az alaptervezést, a jegyvásárlást és a regisztrációt.

Az ilyen alkalmazás használatának számos előnye van. Ez a fajta szoftver képes rendszerezni és egyszerűsíteni a háttér-folyamatokat egy adott rendezvényen történő használatkor. Ezek a megoldások költségmegtakarítást, pontosságot és hatékonyságot biztosítanak a rendezvény előtti, a rendezvény alatti és a rendezvény utáni teendők menedzselésében.

Koordinálja a szervezésben érdekelt csoportok működését

Az rendezvénykezelő szoftver egy olyan platform, amely szinte az összes szervezési tevékenységet és feladatot koordinálja nem csak a szervezői csapat számára, hanem más érdekelt csoport számára is, ideértve az utaztatást, a könyvelést, a logisztikát, értékesítést és a marketinget. Könnyen megvalósítható az összes kapcsolódó szervezési feladat összekapcsolása és összehangolása a rendszeren keresztül. Például az egyik elemnél történt változások aktiválhatják a kapcsolódó elemek figyelmeztetéseit, garantálva, hogy mindenki a legfrissebb információkkal rendelkezzen. A csoportok közötti gyors koordinációt igénylő helyzetek között szerepelhet például a menü megváltoztatása, a résztvevőszám növelése vagy bizonyos helyszínek megváltoztatása.

A szoftver egyértelművé és nyitottá teszi a vertikális kommunikációt is. A rendszerben a vezetők látják a műveletek összes aspektusát, miközben a különböző feladatcsoportok hatékonyan tudnak működni szinkronban egymással, kikerülve az inkonzisztens vagy ellentmondó intézkedéseket.